Fiscalitatea din România se schimbă rapid, iar digitalizarea devine standard pentru orice firmă care vrea să funcţioneze fără bătăi de cap şi penalizări. În ultima perioadă, Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF) a introdus reguli şi instrumente noi pentru monitorizarea afacerilor, iar raportarea SAF-T se află în centrul acestor schimbări din 2025. Firmele trebuie să fie pregătite să raporteze date detaliate despre activitate pentru a evita sancţiuni sau controale neplanificate.

Ce este Declaraţia SAF-T şi pentru ce se foloseşte

SAF-T (Standard Audit File for Tax) reprezintă un fişier digital pe care ANAF îl cere pentru a obţine informaţii detaliate despre activitatea economică a firmelor. Acest fişier, de tip XML, include date contabile şi fiscale precum rulaje, jurnale de TVA, stocuri, active fixe, coduri fiscale şi tranzacţii importante. Pentru multe firme, SAF-T devine o raportare periodică: lunară, trimestrială sau anuală, în funcţie de tipul activităţii şi cifra de afaceri.

De exemplu, dacă administrezi un magazin online sau un restaurant, declaraţia SAF-T va acoperi facturile emise, bonurile fiscale, relaţiile cu furnizorii şi stocurile de marfă. Informaţiile cerute cuprind detalii despre clienţi, furnizori, tranzacţii bancare, active şi coduri de taxare, precum şi relaţiile din cadrul grupului, dacă există.

ANAF actualizează periodic cerinţele privind structura şi termenele de raportare. Majoritatea firmelor transmit SAF-T lunar, însă unele, în funcţie de mărime sau profil fiscal, depun declaraţia trimestrial sau anual.

Cine trebuie să depună Declaraţia SAF-T din 2025

Din 2025, obligaţia raportării SAF-T se extinde la cea mai mare parte dintre firmele cu activitate în România. Iată cine trebuie să acorde atenţie acestor prevederi:

• Societăţi comerciale cu personalitate juridică: SRL, SA, sucursale, asociaţii sau fundaţii;
• Reprezentanţe ale firmelor străine;
• Sucursale ale grupurilor internaţionale.

Excepţiile includ persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale, instituţiile publice şi o parte din ONG-uri, aşa cum prevede Ordinul ANAF nr. 407/2025. Totuşi, dacă administrezi o firmă care utilizează case de marcat conectate la ANAF (cum se întâmplă în retail sau HoReCa), obligaţia raportării SAF-T apare chiar şi pentru unele companii cu cifră de afaceri mai redusă.

De fiecare dată când firma ta modifică structura departamentului financiar, când preiei o nouă activitate sau te apropii de termenul limită, verifică dacă au apărut schimbări legislative. Colaborează cu un specialist fiscal pentru o analiză clară asupra obligaţiilor legale.

Ce riscuri implică neglijarea declaraţiei SAF-T

Mulţi administratori percep declaraţia SAF-T ca pe o sarcină birocratică, dar această abordare poate aduce amenzi directe şi, uneori, controale neplanificate din partea ANAF. ANAF foloseşte aceste rapoarte pentru a identifica rapid discrepanţele, iar orice întârziere sau greşeală majoră conduce la sancţiuni. 

În practica ultimului an, firme medii şi mari care nu s-au pregătit au întâmpinat probleme: fie au transmis date eronate, fie au depus fişierul XML într-un format greşit. Aceasta s-a întâmplat în lipsa unei colaborări strânse cu contabilul sau din cauza folosirii unor softuri neactualizate. Administratorul răspunde direct pentru raportarea corectă, dar e important ca întreaga echipă financiară să se coordoneze şi să folosească instrumente potrivite.

Un avantaj suplimentar îl obţii dacă alegi un soft contabil compatibil SAF-T, cum ar fi SmartBill Conta sau Saga. Aceste soluţii reduc riscul omisiunilor, aliniază formatul cu cerinţele ANAF şi automatizează mare parte din procesul de depunere.

Paşii pentru depunerea corectă a declaraţiei SAF-T

Poţi preveni multe probleme urmând aceşti paşi simpli, detaliaţi mai jos.

Pregăteşte datele contabile digital

Adună toate informaţiile contabile şi fiscale relevante într-un soft actualizat la standardul cerut de ANAF. Foloseşte un program precum SmartBill Conta, Saga sau Nexus. Aceste aplicaţii generează automat fişierul XML pentru raportare. De exemplu, o firmă de distribuţie care foloseşte modulul SAF-T din Saga poate colecta rapid toate datele necesare, fără să piardă timp cu operaţiuni manuale.

Validează fişierul SAF-T

Înainte să trimiţi fişierul, foloseşte funcţiile de validare puse la dispoziţie de soft sau direct de ANAF. Acestea verifică dacă structura datelor şi formatul XML corespund specificaţiilor. Pentru companiile care au avut respingeri, validarea intermediară salvează timp şi elimină riscul revenirii asupra raportării. Poţi testa fără consecinţe până ai certitudinea că fisierul conţine toate datele corecte.

Transmite raportarea în mod oficial

După validare, depune declaraţia prin Spaţiul Privat Virtual sau pe platforma e-guvernare.ro. Foloseşte doar platformele oficiale recunoscute de ANAF. Salvează confirmarea depunerii şi păstrează fişierul electronic, pentru verificări ulterioare.

Respectă termenele de raportare

Verifică ce frecvenţă se aplică firmei tale: lunar, trimestrial sau anual. De regulă, termenul limită este ultima zi lucrătoare a fiecărei raportări. De exemplu, pentru cifra de afaceri peste pragul legal, raportarea se face la sfârşitul fiecărei luni. Ajustează-ţi procedurile interne răspunzător şi marchează datele scadente în calendarul operaţional.

Colaborează îndeaproape cu contabilul

Menţine comunicarea constantă cu echipa responsabilă de contabilitate. Asigură-te că toate datele se află la zi şi că există proceduri de verificare internă a corectitudinii. Dacă aduci modificări sistemului IT, anunţă din timp responsabilul SAF-T pentru a asigura compatibilitatea la exporturi.

Măsuri digitale şi bune practici pentru evitarea amenzilor

Erorile legate de SAF-T apar, cel mai des, din lipsa de atenţie sau din utilizarea unor aplicaţii neactualizate. Poţi creşte şansele unei raportări fără probleme dacă:

• Alegi un soft compatibil şi actualizat pentru generarea SAF-T;
• Verifici periodic fişierele şi exporţi direct din aplicaţia folosită;
• Instruieşti personalul şi îl informezi despre modificările de legislaţie;
• Actualizezi procedurile de arhivare a fişierelor şi de transmitere către ANAF;
• Explorezi oportunităţi de digitalizare prin proiecte guvernamentale, dacă firma nu dispune de suficiente resurse proprii.

De exemplu, o firmă care a trecut de la raportare manuală la SmartBill Conta a redus timpul de pregătire a datelor de la câteva zile la câteva ore şi a evitat amenzile primite în trecut pentru întârziere.

Paşi de urmat dacă observi erori în declaraţia SAF-T transmisă

Greşelile se pot strecura, chiar şi în companiile bine organizate. Dacă ai depus o declaraţie greşită, trebuie să acţionezi rapid:

1. Refă fişierul XML cu datele corectate, folosind acelaşi soft.
2. Depune o nouă declaraţie rectificativă, folosind aceleaşi canale oficiale.
3. Asigură-te că rectificarea vizează doar informaţiile greşite şi nu modifică alte date.

Termenul pentru corectare coincide, de obicei, cu termenul depunerii iniţiale. Nu amâna această acţiune, pentru că răspunderea pentru datele raportate aparţine administratorului, iar corecţiile întârziate pot provoca verificări suplimentare.

Gestionarea raportării SAF-T ţine, în principal, de organizarea firmei şi de colaborarea cu specialişti contabil-fiscali. Urmăreşte să ai date exacte, să foloseşti softuri compatibile, să planifici din timp pregătirea documentelor şi să respecţi fiecare termen limită. Calitatea informaţiilor şi componenţa lor completă influenţează atât relaţia cu autorităţile fiscale, cât şi imaginea de profesionalism în faţa partenerilor. Pentru orice situaţie delicată sau întrebări suplimentare, cere sprijinul unui specialist autorizat.

Conținutul acestui comunicat de presă este în întregime responsabilitatea autorului său. News.ro nu își asumă în niciun fel responsabilitatea pentru acuratețea informațiilor prezentate sau a modului de redactare a comunicatului.