Companiile mari, cu sute de angajaţi, pot gestiona mult mai uşor şi mai eficient dosarul salariatului, cu ajutorul semnăturii electronice avansate. Această soluţie de digitalizare pentru domeniul resurselor umane serveşte la semnarea tuturor documentelor angajatului, de la contracte de muncă, la cereri de concediu, formulare GDPR, demisii, etc, facilitând considerabil procesele interne. Mai mult decât atât, implementarea unei astfel de soluţii de eSign poate fi acoperită cu fonduri europene, fiind eligibilă pe proiectele de digitalizare.
Soluţia se adresează în special organizaţiilor cu numeroase puncte de vânzare şi lanţurilor de magazine din toate sectoarele, cu sute de angajaţi şi turn over mare. Procesele tradiţionale de angajare sunt adesea ineficiente şi laborioase, deoarece documentele pe hârtie necesită numeroase etape realizate manual: imprimare, semnare în persoană, trimiterea documentului pe email, scanare şi arhivare clasică. Toate acestea sunt consumatoare de timp şi îngreunează procesul de angajare, mai ales când semnatarii nu sunt fizic în acelaşi loc.
„Ne-am dorit să eficientizăm şi să optimizăm procesele de lucru, iar adoptarea semnăturii digitale avansate a răspuns perfect nevoilor noastre. Soluţia de semnătură electronică Infinite ne oferă flexibilitate, deoarece colegii pot semna de oriunde şi oricând, folosind un simplu cod SMS. În calitate de angajator, putem aplica semnătura o singură dată pe un pachet de documente, semnând astfel întregul dosar al angajatului cu un singur click. În plus, avem posibilitatea de a urmări în orice moment stadiul documentelor, identificând pasul în care se află semnătura şi cine mai trebuie să semneze”, spune Raluca Niculae, Head of HR la Deichmann România, companie care foloseşte semnătura digitală avansată eSign Infinite.
Organizaţiile care au ales soluţia furnizată de Infinite, spre exemplu, beneficiază nu numai de semnătura propriu-zisă, ci şi de:
- Două metode de a semna: biometrică (faţă în faţă, pe o tabletă) şi la distanţă (prin cod SMS şi email, conform normelor europene eIDAS)
- Trasabilitate totală: echipele de HR ştiu întotdeauna cine a semnat, când şi ce documente sunt în aşteptare
- Arhivare securizată: toate documentele sunt stocate electronic în siguranţă
- Implementare rapidă: soluţia este deja dezvoltată şi trebuie doar configurată pe nevoile clientului
- Interfaţă prietenoasă: Uşor de folosit şi intuitivă pentru toţi utilizatorii
Pentru semnătura electronică calificată, fiecare utilizator trebuie să achiziţioneze un certificat şi o licenţă, ceea ce ar face practic imposibilă implementarea ei de către departamentele de HR în cazul companiilor cu 200-300 de angajaţi. Acest lucru ar presupune costuri enorme şi ar fi complet nerentabil. În schimb, semnătura electronică avansată nu este costisitoare, fiind gratuită pentru angajaţi, oferind flexibilitate, permiţând semnarea de oriunde şi oricum şi având aceeaşi acoperire juridică. De fapt, ea poate fi folosită pentru orice tip de document de business, având aplicabilitate într-o multitudine de sectoare.
Printre beneficiile imediate implementării unei astfel de soluţii se numără: reducerea timpului alocat sarcinilor administrative, conformitate legală deplină cu legislaţia muncii din România, procesare promptă a documentelor, eliminarea întârzierilor şi a documentelor pierdute, acces în timp real la evaluări şi contracte, reducere semnificativă a volumului de muncă manuală pentru echipele de resurse umane.
Semnătura electronică este reglementată încă din 2014 prin Regulamentul UE eIDAS, transpus în legislaţia naţională a României. Legea nr 214/2024 stipulează că semnătura electronică avansată are aceleaşi efecte juridice ca şi documentele semnate olograf. ESign by Infinite respectă regulamentul UE 910/2014, fiind folosită deja cu încredere de jucători mari de pe piaţa românească.
Despre Infinite IT Solutions
Infinite IT Solutions este o companie europeană de tehnologie cu peste 20 de ani de experienţă în furnizarea de soluţii de transformare digitală sigure, scalabile şi inovatoare. În centrul ofertei sale se află Platforma Globală de Facturare Electronică (GIP) - o soluţie robustă care permite companiilor să respecte reglementările privind facturarea electronică în peste 60 de ţări. GIP se integrează perfect cu sistemele ERP, automatizează fluxurile de lucru de facturare şi asigură respectarea mandatelor globale, inclusiv ANAF (România), Peppol (UE), ZATCA (Arabia Saudită), EmaraTax (EAU) şi KSeF (Polonia). Cu sediul central în Polonia şi operaţiuni în Europa şi Orientul Mijlociu, Infinite IT oferă organizaţiilor din logistică, finanţe, retail, industria auto şi producţie posibilitatea de a fi eficiente şi complet conforme din punct de vedere digital prin intermediul platformelor sale avansate, bazate pe cloud.
Mai multe detalii la: Adina Andrei, Country Manager - 0756 030 583; adina.andrei@infinite-b2b.ro; www.infinite-it.com/ro
Conținutul acestui comunicat de presă este în întregime responsabilitatea autorului său. News.ro nu își asumă în niciun fel responsabilitatea pentru acuratețea informațiilor prezentate sau a modului de redactare a comunicatului.
