Arhivarea documentelor contabile nu este doar o practică internă recomandată pentru companii, ci o obligaţie legală reglementată prin Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. Această activitate are un rol esenţial în asigurarea trasabilităţii activităţilor financiare, în justificarea cheltuielilor şi în protejarea intereselor companiei în faţa unui control fiscal sau a unui litigiu. O arhivare corectă ajută firmele să evite amenzi, pierderi de informaţii şi dificultăţi administrative.
Ce tipuri de documente trebuie arhivate
Documentele contabile includ facturi, chitanţe, bonuri fiscale, registre de casă, balanţe, situaţii financiare şi orice alt document justificativ privind tranzacţiile firmei. În funcţie de natura lor, termenele de păstrare variază. De exemplu, în concordanţă cu procedura arhivare documente şi pe baza Legii Arhivelor Naţionale 16/1996, documentele contabile justificative trebuie păstrate între 5 şi 10 ani, în timp ce alte documente, cum sunt cele juridice, pot necesita păstrare permanentă.
Reguli şi responsabilităţi în arhivarea documentelor contabile
Respectarea regulilor de arhivare documente contabile presupune nu doar sortarea şi etichetarea corectă a fişierelor, ci şi protejarea lor în condiţii corespunzătoare. Documentele trebuie ferite de umezeală, praf, temperaturi extreme sau pericol de incendiu. În plus, trebuie organizate astfel încât să permită accesul rapid la orice document, la nevoie. O firmă trebuie să aibă inventarul documentelor întocmit clar, pentru a evita pierderi sau confuzii în cazul unei solicitări oficiale.
Cum se face scanarea documentelor contabile
Pentru a uşura accesul la informaţii şi pentru a proteja documentele împotriva deteriorării, multe companii aleg să apeleze la servicii de scanare documente în format digital. Acest proces presupune conversia materialelor fizice într-un format electronic, care poate fi consultat rapid, stocat în cloud şi partajat între departamente. Este important de menţionat că scanarea documentelor nu înlocuieşte obligaţia de păstrare fizică, decât dacă acestea sunt semnate digital cu semnătură calificată, în conformitate cu legislaţia privind arhivarea electronică.
Soluţii moderne oferite de Arhivatorul.ro
Pentru firmele care doresc să externalizeze acest proces complex, Arhivatorul.ro oferă soluţii profesionale de preluare, depozitare, scanare, retrodigitizare şi arhivare electronică. Aceste servicii asigură nu doar conformitatea legală, ci şi economie de timp şi resurse. Documentele pot fi accesate oricând, în format fizic sau digital, iar consultarea celor arhivate fizic se face rapid, printr-o solicitare prealabilă. În plus, firmele beneficiază de un spaţiu de stocare sigur şi de protecţie pentru informaţii sensibile.
Ce se întâmplă după expirarea termenului legal
După ce termenele de păstrare prevăzute de lege au fost îndeplinite, documentele pot fi distruse, dar doar în urma unei proceduri stricte. Este necesară obţinerea aprobării lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale, pentru a evita orice nereguli. Acest pas este diferit de simpla eliminare a documentelor şi trebuie realizat în mod responsabil, pentru a nu încălca obligaţiile legale.
Conținutul acestui comunicat de presă este în întregime responsabilitatea autorului său. News.ro nu își asumă în niciun fel responsabilitatea pentru acuratețea informațiilor prezentate sau a modului de redactare a comunicatului.
