Societăţile şi PFA-urile înregistrate la Registrul Comerţului înainte de 1 ianuarie 2025 au termen până pe 25 septembrie 2026 să îşi actualizeze codul CAEN de la Revizia 2 la Revizia 3. Termenul a fost stabilit prin Hotărârea de Guvern nr. 284/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 257 din 25 martie 2025, care a fixat o perioadă de implementare de 18 luni de la data publicării. Societăţilor înfiinţate după 1 ianuarie 2025 le-au fost atribuite la înmatriculare codurile CAEN Rev. 3, astfel că acestea nu mai au obligaţia de actualizare.
CAEN Rev. 3 este noua clasificare a activităţilor economice, aprobată prin Ordinul preşedintelui INS nr. 377/2024 şi aliniată la standardul european NACE Rev. 2.1. Unele coduri vechi au fost redenumite, altele s-au împărţit în coduri noi mai specifice, iar câteva au fost absorbite în alte categorii. Obligaţia de actualizare vizează toate entităţile cu cod Rev. 2 la Registrul Comerţului precum: societăţile cu răspundere limitată, societăţile pe acţiuni, regiile autonome, persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale şi familiale, societăţile în nume colectiv sau în comandită simplă, indiferent dacă sunt active sau doar formal înregistrate.
Depăşirea termenului nu atrage automat o amendă. Este important de precizat că Hotărârea de Guvern nr. 284/2025 nu prevede o sancţiune pentru simpla întârziere a conversiei, iar firma nu este radiată din acest motiv. Regimul de amenzi prevăzut în Legea nr. 296/2023, la art. LVI alin. (4) şi alin. (9), instituie o amendă între 5.000 şi 35.000 lei pentru persoane juridice, respectiv 2.000 şi 15.000 lei pentru persoane fizice în situaţia desfăşurării unei activităţi economice neautorizate, nicidecum în cazul neactualizării codului CAEN. De asemenea, ONRC a precizat public că termenul din Hotărârea de Guvern nr. 284/2025 nu este un termen de decădere, el reprezintă doar momentul de la care autorităţile publice recunosc numai versiunea actualizată a clasificării.
Riscul real, în schimb, este de natură administrativă. Astfel, societatea nu va fi sancţionată direct pentru simpla neactualizare a codului CAEN, dar activitatea societăţii va avea de suferit indirect, prin blocarea sau întârzierea actelor de care depinde funcţionarea ei curentă. După 25 septembrie 2026, orice altă menţiune depusă la ONRC pentru o societate cu CAEN neactualizat riscă să fie condiţionată de actualizarea prealabilă a codului. Mai exact, menţiunile referitoare la: schimbarea sediului social, numirea sau schimbarea administratorului, majorarea sau reducerea de capital social, deschiderea sau închiderea unui punct de lucru etc., se pot bloca exact în momentul în care societatea are nevoie urgentă de astfel de operaţiuni.
De altfel, un cod CAEN neactualizat poate crea probleme şi în alte domenii: unele bănci verifică versiunea CAEN la deschiderea unui cont sau la aprobarea unui credit, eligibilitatea pentru programe de finanţare se raportează la clasificarea în vigoare, iar o neconcordanţă între codul de la Registrul Comerţului şi cel din declaraţiile fiscale poate genera solicitări de corecţie din partea ANAF.
În domeniul transporturilor, licenţa de transport sau certificatul de transport în cont propriu, eliberate de Autoritatea Rutieră Română, sunt legate de activitatea autorizată a firmei, iar concordanţa dintre codul CAEN de la Registrul Comerţului şi activitatea licenţiată este de regulă verificată. Dacă firma are încă un cod Rev. 2, iar activitatea reală corespunde acum unei clase mai specifice din Rev. 3, neconcordanţa poate apărea exact la reînnoirea anuală a copiilor conforme ale licenţei de transport pentru vehicule sau la extinderea flotei, caz în care cererile solicitanţilor pot fi respinse sau condiţionate, în prealabil, de actualizarea codurilor CAEN la Registrul Comerţului.
În ceea ce priveşte protecţia mediului, autorizaţia de mediu sau autorizaţia integrată de mediu, emise de APM sau de ANPM, reprezintă acte administrative eliberate pentru o activitate descrisă prin codul CAEN al operatorului. Dacă acel cod se schimbă în Rev. 3, mai ales acolo unde o clasă veche s-a împărţit în mai multe coduri noi, descrierea activităţii din autorizaţie poate să nu mai corespundă cu ce este înregistrat la Registrul Comerţului. Riscul este dublu, şi anume: la un control, inspectorii pot semnala neconcordanţa şi pot dispune obligaţia de remediere a acesteia într-un termen anume stabilit, iar la reînnoirea sau modificarea autorizaţiei de mediu, agenţia poate cere în prealabil actualizarea codului CAEN.
Procedura propriu-zisă pentru actualizarea codurilor CAEN la noua versiune Rev. 3 presupune identificarea codului Rev. 3 corespunzător, pregătirea cererii de menţiune (însoţită de documentele societare actualizate la versiunea Rev. 3) şi depunerea ei la Registrul Comerţului. Pentru simpla actualizare de la Rev. 2 la Rev. 3 nu se percepe o taxă suplimentară, iar la final se emite certificatul de înregistrare actualizat al societăţii.
Data de 25 septembrie 2026 reprezintă termenul limită pentru depunerea cererii, şi nu pentru procesarea ei. Astfel, dacă cererea a fost depusă în termen, întârzierea din partea Registrului Comerţului nu ar trebui imputată solicitantului. Totuşi, având în vedere volumul de cereri aşteptat în apropierea termenului, depunerea cererii în termen rămâne cea mai sigură soluţie. În eventualitatea depăşirii termenului limită pentru actualizarea codurilor CAEN, se recomandă actualizarea acestora cu celeritate, pentru evitarea blocajelor în activitatea curentă a societăţilor.
Medikatv.ro
