Modelul Software as a Service (SaaS) a devenit omniprezent în arhitectura digitală a afacerilor moderne. De la start-up-uri la corporaţii, companiile folosesc servicii livrate prin cloud — CRM, aplicaţii de contabilitate, managementul echipelor, marketing sau suport — sub formă de abonament şi fără instalare locală.
Autor: Mihaela Afanasov, avocat fondator, LegalThinkers
Modelul Software as a Service (SaaS) a devenit omniprezent în arhitectura digitală a afacerilor moderne. De la start-up-uri la corporaţii, companiile folosesc servicii livrate prin cloud — CRM, aplicaţii de contabilitate, managementul echipelor, marketing sau suport — sub formă de abonament şi fără instalare locală.
Totuşi, realitatea juridică a acestor produse este adesea tratată superficial. Mulţi consideră că un contract SaaS este echivalent cu o simplă licenţă de software sau un contract de prestări servicii IT. Această abordare poate crea vulnerabilităţi semnificative, mai ales când apar probleme legate de disponibilitatea serviciului, pierderea datelor sau nerespectarea normelor GDPR.
1. Ce este un contract SaaS?
Un contract de tip Software as a Service (SaaS) reglementează relaţia dintre un furnizor care oferă acces la o aplicaţie găzduită în cloud şi un client care o utilizează. Important de reţinut este că utilizatorul nu primeşte o copie a software-ului, nu îl instalează local şi nu are un drept de utilizare clasic – ci doar dreptul de a accesa online aplicaţia furnizată.
Acest tip de contract este diferit din punct de vedere legal de o licenţă tradiţională. Software-ul nu este livrat, ci rulat de la distanţă, iar controlul asupra infrastructurii aparţine integral furnizorului. Prin urmare, contractul trebuie să reflecte această realitate şi să acopere toate zonele de risc şi responsabilitate.
2. Ce clauze nu trebuie să lipsească dintr-un contract SaaS?
Pentru a proteja atât furnizorul, cât şi beneficiarul, este esenţial ca anumite clauze să fie bine definite şi adaptate contextului digital. Iată care sunt elementele care nu ar trebui să lipsească dintr-un contract SaaS bine redactat.
a)Nivelul de servicii garantat (SLA – Service Level Agreement)
Orice contract SaaS profesionist trebuie să includă informaţii detaliate privind performanţa minimă garantată a serviciului. Aici intră:
- timpul de funcţionare (uptime), exprimat procentual (ex. 99,9%);
- termenele de intervenţie şi remediere în caz de defecţiuni;
- eventuale compensaţii sau reduceri dacă nivelul minim nu este respectat.
Lipsa unui SLA clar lasă clientul expus şi fără instrumente de control.
b)Durata contractului şi condiţiile de reziliere
Contractele SaaS sunt, de regulă, încheiate pe perioade determinate, cu reînnoire automată. Este esenţial ca termenii de încetare să menţioneze cu claritate:
- cum se poate denunţa unilateral contractul;
- ce se întâmplă cu datele după încetare;
- dacă există perioade de preaviz sau penalităţi.
Ambiguitatea în această zonă poate duce la blocaje operaţionale sau pierderea accesului la date critice.
c)Regimul protecţiei datelor şi GDPR
Majoritatea soluţiilor SaaS implică prelucrarea datelor clienţilor, inclusiv a datelor cu caracter personal. Este esenţial să se stabilească:
- cine este operatorul şi cine este împuternicitul, conform GDPR (de regulă, clientul este operatorul);
- existenţa unui acord de prelucrare a datelor (DPA);
- locul de stocare a datelor – UE sau state terţe;
- măsurile de securitate implementate şi procedurile de notificare în caz de breşă.
Furnizorii din afara UE ridică suplimentar probleme privind transferul internaţional de date şi mecanismele legale acceptabile (ex. clauze standard, decizii de adecvare).
d)Limitarea răspunderii furnizorului
Clauzele de limitare a răspunderii sunt aproape întotdeauna prezente în contractele SaaS. Ele pot prevedea:
- excluderea răspunderii pentru daune indirecte (ex. pierderi de profit);
- limitarea compensaţiilor la o sumă maximă;
- exonerarea în cazuri de forţă majoră sau indisponibilităţi cauzate de terţi.
Deşi aceste clauze sunt frecvente, ele trebuie analizate atent – o formulare prea generală poate lăsa clientul fără niciun recurs real.
e)Accesul la date şi portabilitate
Un aspect adesea ignorat este dreptul clientului de a-şi exporta datele proprii la încetarea contractului. E important de stabilit:
- în ce format sunt livrate datele;
- cine suportă costurile exportului;
- dacă furnizorul are obligaţia să le şteargă definitiv şi în ce termen.
Fără o reglementare clară, clientul poate fi dependent de furnizorul SaaS („vendor lock-in”) fără posibilitate de migrare reală.
f)Drepturile de proprietate intelectuală
Contractele SaaS trebuie să precizeze că software-ul rămâne proprietatea furnizorului, iar clientul are doar un drept limitat de utilizare. În cazul personalizărilor sau integrărilor, e bine să se precizeze cine deţine respectivele componente şi ce drepturi are clientul asupra lor.
3. Ce greşeli apar frecvent?
În practică, multe companii utilizează servicii SaaS fără a avea contracte dedicate, bazându-se doar pe Termeni şi Condiţii generali impuşi de furnizor. De asemenea, lipsesc frecvent acordurile privind protecţia datelor (DPA), în ciuda faptului că sunt prelucrate informaţii sensibile. Puţine companii verifică unde sunt stocate efectiv datele sau dacă există sisteme de backup adecvate. În plus, condiţiile legate de rezilierea contractului, portabilitatea datelor sau posibilitatea reală de export sunt adesea complet ignorate.
Astfel de lacune pot deveni critice în momentul unei dispute, a unei breşe de securitate sau la încetarea colaborării.
4. Recomandări pentru utilizatori
- Tratează contractul SaaS ca pe o relaţie de infrastructură, nu ca pe o simplă licenţă;
- Cere SLA-uri şi DPA-uri clare, semnate şi adaptate contextului afacerii;
- Clarifică drepturile de acces, portabilitate şi ştergere a datelor;
- Verifică şi impune standarde de securitate şi notificare;
- Negociază răspunderea furnizorului şi clauzele de limitare.
Despre LegalTS
LegalTS este o firmă de avocatură boutique specializată în dreptul tehnologiei, protecţia datelor şi conformitate digitală. Oferim sprijin juridic complet companiilor care oferă sau utilizează servicii SaaS, în România şi internaţional.
Pentru o consultare privind contractele tale de tip SaaS sau proiecte IT, scrie-ne la office@legalts.ro sau accesează www.legalts.ro.
Un material realizat in parteneriat cu Avocat.ro
Articolul de mai sus este destinat exclusiv informării dumneavoastră personale. Dacă reprezentaţi o instituţie media sau o companie şi doriţi un acord pentru republicarea articolelor noastre, va rugăm să ne trimiteţi un mail pe adresa abonamente@news.ro.
