Forumul Judecătorilor din România solicită Consiliului Superior al Magistraturii, Ministerului Justiţiei, Serviciului de Telecomunicaţii Speciale şi tuturor instanţelor judecătoreşti să pună în practică o digitalizare extinsă a instanţelor judecătoreşti.Judecătorii transmis că sălile de judecată, arhivele şi registraturile sau holurile instanţelor constituie spaţii care favorizează neîndoielnic răspândirea COVID-19
Forumul Judecătorilor din România consideră că este necesară digitalizarea, ”cunoscut fiind faptul că sălile de judecată (unde pot intra concomitent şi peste 100 de persoane, ce pot rămâne în bănci ore întregi), arhivele şi registraturile sau holurile instanţelor (în mare parte inadecvate, dar pline zilnic cu sute de justiţiabili, avocaţi, grefieri, alt personal) constituie spaţii care favorizează neîndoielnic răspândirea COVID-19”.
”În vederea asigurării sănătăţii justiţiabililor, avocaţilor etc., dar şi a sănătăţii şi securităţii în muncă a personalului instanţelor, luarea efectivă unor măsuri ample nu mai poate fi întârziată, astfel încât după încetarea stării de urgenţă reluarea activităţii în toate instanţele de judecată să se realizeze în condiţii optime din punct de vedere al fluxului de persoane, dar şi de documente”, au transmis judecătorii.
Aceştia propun mai multe proiecte de informatizare/ tehnologizare a instanţelor judecătoreşti:
”1. Gestionarea fluxurilor de justiţiabili prin sisteme de afişaj electronic şi ticketing (bonuri de ordine)
Acest proiect are ca scop gestionarea eficientă a cozilor de aşteptare, printr-o distribuire automată şi predictibilă a justiţiabililor în funcţie de tipul de operaţiune pe care doresc să îl efectueze (la compartimente precum registraturi, arhivă, birou de relaţii cu publicul etc.).
Instanţele mari, cele mai încărcate din punct de vedere al numărului de dosare şi, implicit, al numărului de participanţi în acestea (părţi, avocaţi, consilieri juridici, experţi judiciari etc.), generează un flux continuu de persoane la serviciile care au contact direct cu publicul şi, inevitabil, crearea unor cozi de aşteptare.
Aşteptarea şi impredictibilitatea ordinii de soluţionare a operaţiunilor pe care justiţiabilii doresc să le efectueze generează frustrare, nemulţumire faţă de serviciile oferite, care influenţează şi gradul de încredere în calitatea actului de justiţie, deşi în realitate nu există o legătură directă.
Nu de puţine ori, în instanţele mari, au existat solicitări de intervenţie a medicilor pentru probleme de sănătate ale justiţiabililor, posibil agravate şi de aşteptarea în instanţă.
Corelativ, serviciile prestate de compartimentele auxiliare sunt îngreunate de efortul constant de controlare a fluxului de persoane, cărora nu le este pus la dispoziţie un sistem transparent şi predictibil de acţiune.
Majoritatea participanţilor la proces se adresează mai multor instanţe, secţii sau compartimente în acelaşi interval de timp, fiind nevoiţi să aştepte pe rând, la fiecare dintre acestea.
Investiţiile necesare sunt minime, constând în:
– montarea unui panou (ecran) central, de dimensiuni mari, la intrarea în instanţă, pe care să fie afişate toate şedinţele de judecată în curs de desfăşurare, cu indicarea numărului sălii de şedinţă, a locaţiei din clădire (etajul, aripa etc.), a indicativului completului de judecată şi, dacă este posibil, a numărului dosarului aflat la ordine, precum şi preluarea informaţiilor pe site-ul oficial al instanţei (această măsură a fost deja implementată în Tribunalul Bucureşti şi în alte instanţe din ţară).
– Montarea unui panou (ecran), de dimensiuni reduse, la intrarea în fiecare sală de şedinţă, pe care să se afişeze numărul dosarului aflat la ordine (în prezent, aplicaţia de înregistrare audio a şedinţelor de judecată foloseşte lista de şedinţă şi funcţionează prin selectarea dosarului aflat la ordine, informaţie ce poate fi preluată cu uşurinţă de o extensie care să transmită panoului de la intrarea în sală numărul dosarului). Această facilitate este necesară şi pentru persoanele cu handicap hipoacuzic (a fost deja implementată cu succes în Curtea de Apel Bucureşti şi alte instanţe, prin intermediul Ministerului Justiţiei).
– Montarea unui sistem de ticketing (bonuri de ordine) la intrarea în fiecare compartiment care are relaţii cu publicul (registratură, arhivă, birou de relaţii cu publicul etc.), format din consola operatorului, imprimantă, unitate centrală (server) şi dispozitiv de afişare a ordinii, echipamente ce pot fi instalate fără a se interveni în arhitectura clădirii.
2. Folosirea în instanţele judecătoreşti a mijloacelor electronice de comunicare şi standardizarea fluxului de informaţii
O atenţie deosebită în organizarea logistică trebuie acordată mijloacelor de comunicare informală, schimbului de informaţii prin intermediul reţelei informatice interne a instanţei, dar şi prin intermediul grupurilor de discuţii online (la nivelul secţiei unei instanţe sau chiar al unei întregi instanţe).
Date fiind deficienţele unei instanţe mari, devine extrem de importantă folosirea tehnologiei informatice pentru eliminarea „scurtcircuitelor” în procesul de comunicare între judecători, dar şi între aceştia şi personalul auxiliar sau chiar cu ceilalţi participanţi la procese.
De aceea, este oportună implementarea unui sistem de comunicare rapidă în interiorul instanţei (instant messaging), prin mesaje scrise (prin internet sau LAN), care pot asigura recepţia imediată de către destinatar a informaţiei pe calculator, spre deosebire de varianta folosirii centralei telefonice sau a deplasării fizice la biroul unei persoane care, un interval de timp, nu este prezentă.
În fine, aceleaşi metode alternative de comunicare, prin videoconferinţă, trebuie utilizate şi în cursul procesului, pentru decongestionarea sălilor de şedinţe, astfel încât să se permită oricărui participant la proces (părţi, avocaţi, consilieri juridici, experţi judiciari etc.) să participe de la distanţă la dezbateri.
În acest scop, se impune extinderea la nivel naţional a programului de acces online la dosare, prin intermediul aplicaţiei dezvoltate de specialiştii IT ai Tribunalului Arad („Dosarul electronic”, care cuprinde toate înscrisurile scanate).
Aceeaşi instanţă a implementat un program pilot de comunicare prin program informatic a unor acte de procedură (citaţii, notificări, informaţii despre dosare), ce poate fi implementat cu succes în cazul autorităţilor publice şi al persoanelor sau entităţilor care îşi exprimă acordul pentru comunicări exclusiv online, sistemul electronic păstrând dovada îndeplinirii procedurii.
3. Arhivarea dosarelor după un cod de bare generat automat
Acest proiect are ca scop reducerea timpului alocat gestionării dosarelor în cadrul instanţei şi, implicit, a costurilor de personal, eficientizarea circuitului actelor în instanţă.
Dosarele dintr-o şedinţă întreagă pot fi gestionate în 30 de secunde la arhivă atunci când grefierul le ridică / înapoiază, încât să nu se mai lucreze manual (în prezent, pentru fiecare dosar se tastează numărul în sistemul ECRIS, este accesată rubrica privind circuitul dosarului, şi se salvează modificarea, ore întregi fiind alocate de personalul auxiliar acestei activităţi).
Aceeaşi operaţiune este realizată şi în momentul transferului dosarelor în căile de atac sau al restituirii la instanţa de fond. La primire, se efectuează aceeaşi operaţiune, timpul alocat de personalul auxiliar fiind practic irosit cu o activitate care ar putea fi realizată automat.
Citaţiile sau comunicările ar putea fi scanate la întoarcerea în instanţă, încât să apară automat în sistemul ECRIS.
Aplicaţia poate fi extinsă, spre exemplu pentru a permite sortarea automată a actelor de procedură, interconectarea cu un serviciu poştal etc, iar codurile de bare pot conţine senzori detectabili de aparate speciale (cum sunt cele folosite de comercianţi), astfel încât orice sustragere a dosarului dintr-o locaţie (arhivă, spre exemplu) să fie imediat observată”.
Judecătorii precizează că toate aceste măsuri cu caracter temporar sunt pe deplin funcţionale şi în alte ţări şi sunt destinate eficientizării activităţii personalului din justiţie, dar şi diminuării răspândirii unei boli contagioase ce reprezintă un pericol pentru sănătatea ori securitatea publică a întregului continent.
Articolul de mai sus este destinat exclusiv informării dumneavoastră personale. Dacă reprezentaţi o instituţie media sau o companie şi doriţi un acord pentru republicarea articolelor noastre, va rugăm să ne trimiteţi un mail pe adresa abonamente@news.ro.
